Що таке РРО і чи потрібен він ФОП
Це питання виникає або на старті бізнесу, або після першої перевірки. Штраф за відсутність касового апарату становить 100% від суми кожного продажу без чека. Не загалом за місяць, а за кожну операцію окремо.
Далі — про те, що таке РРО та пРРО для ФОП, кому касовий апарат потрібен у 2026 році і кому все ж таки ні.
Що таке РРО та пРРО
І те, і інше — реєстратори розрахункових операцій у вигляді пристрою або програми. Вони фіксують кожен розрахунок із клієнтом і передають дані до Державної податкової служби. Після отримання оплати видається фіскальний чек, який надходить до ДПС. Ось і вся механіка фіскалізації.
пРРО та РРО — два варіанти одного інструменту. Різниця — у формі та вартості.
Ключові відмінності
РРО — фізичний касовий апарат. Витрати підуть на його купівлю, налаштування і регулярне сервісне обслуговування. Реєстрація займає 7–10 днів.
пРРО — застосунок на телефоні, планшеті або компʼютері. Налаштовується за 5 хвилин, реєструється онлайн за 1–2 дні. Окремого пристрою та витрат на обслуговування — немає.
Юридично між ними нуль різниці: електронний фіскальний чек від пРРО має таку саму силу, як паперовий від касового апарату.
Способи видачі чеків:
- Надрукувати через POS-термінал mono із підключеним Checkbox або іншим сервісом
- Показати на екрані смартфона — теж рахується
- Надіслати в месенджер чи на email
Кому обов’язково потрібен РРО/пРРО
Головне правило у 2026 році: значення має не група оподаткування, а спосіб оплати.
Готівка, оплата карткою, накладений платіж через Нову Пошту або Укрпошту — потрібен касовий апарат або пРРО. А при переказі за IBAN нічого з цього не потрібно.
Хто має право працювати без каси
ФОП 1 групи
ФОП першої групи мають право не застосовувати РРО або пРРО — це закріплено в пункті 296.10 Податкового кодексу України. Але з 1 січня 2026 року такі ФОПи зобов’язані забезпечити безготівкову оплату через термінал або смартфон. За відсутності такої можливості — штраф від 1 700 грн за перше порушення.
При розрахунках через IBAN
Якщо клієнт переказує гроші за IBAN — РРО не потрібен, бо тут немає розрахункової операції у розумінні Закону про РРО. Каса для ФОП другої та інших груп у таких розрахунках не застосовується.
Торгівля в сільській місцевості та інші виключення
Без РРО можуть працювати ФОП, що торгують у сільській місцевості — за трьох умов одночасно: річний оборот одного підрозділу до 1,09 млн грн, відсутність підакцизних товарів і торгівлі онлайн.
Також існують виключення для продажу проїзних квитків, газет і журналів у кіосках — якщо така продукція становить понад 50% обороту. Магазину, кафе, салону краси чи онлайн-торгівлі ці виключення не стосуються.
Штрафи за відсутність РРО у 2026 році
З 1 серпня 2025 року пільговий період для ФОП закінчився. Штрафи за відсутність касового апарату діють у повному обсязі.
Розміри штрафів:
- 100% вартості товарів або послуг, проданих без фіскального чека — за перше порушення
- 150% вартості — за кожне наступне
Штраф нараховується окремо за кожну операцію. П’ять продажів без чека — п’ять окремих штрафів. Невиданий чек на 5 000 грн — ще 5 000 грн штрафу. Наступна операція на 10 000 грн без каси — 15 000 грн штрафу.
ДПС звіряє банківські надходження з фіскальними даними автоматично — невідповідності фіксуються досить швидко.
Як підключити пРРО у monobank
- Відкрийте рахунок ФОП або юрособи і підключіть еквайринг
- Зайдіть у бізнес-кабінет й оберіть платіжний метод зліва
- Натисніть на «Інтеграції», а далі «Налаштування пРРО»
- Виберіть партнера і слідкуйте інструкціям
А для POS-терміналів все підключається у застосунку пРРО на самому терміналі.
Отже, РРО або пРРО потрібен більшості ФОПів — якщо є будь-яка оплата, крім переказу за IBAN. пРРО реєструється за 1–2 дні, не потребує окремого пристрою і не залежить від паперової стрічки. Штрафи з серпня 2025 року діють у повному обсязі — 100% від суми операції за перше порушення і 150% за кожне наступне. Тому краще один раз налаштувати пРРО, ніж потім пояснювати податковій, чому цього не зробили.